Family governance
Houd de familie erbij!
Er komt veel kijken bij het runnen van een familiebedrijf en het kan erg complex zijn om familieleden hier op de juiste manier bij te betrekken. Al helemaal als deze niet in het bedrijf werkzaam zijn, maar hier wel op de een of andere manier aan verbonden zijn. Dit vraagt om een integrale, centrale en digitale aanpak van family governance.
Op deze pagina vind je de volgende onderwerpen terug:
- Wat is family governance?
- Aanleidingen om met family governance aan de slag te gaan
- De voordelen
- Hoe geef je concreet invulling aan family governance?
- Welke dingen vragen om specifieke aandacht?
- De family governance als een levend document
- Hoe sluit je family governance aan op het formele ondernemingsbestuur?
Wat is family governance?
Family governance is een document met afspraken tussen familieleden, om de gezamenlijke doelen en waarden van de familie en het familiebedrijf te waarborgen. Zo worden afspraken over bijvoorbeeld het beleid, de strategie, de betrokkenheid van de familie bij het bedrijf en de onderlinge communicatie vastgelegd in de family governance.
Een goed georganiseerde family governance zorgt ervoor dat zowel de familie als het familiebedrijf en het familiekapitaal in stand wordt gehouden. Dit kan door het aanbrengen van structuur en doordat het bespreekbaar wordt gemaakt.
Aanleidingen om met family governance aan de slag te gaan
Het is nooit verkeerd om na te denken over de positie en rol van jouw familie ten opzichte van het bedrijf. Het wordt echter tijd om aan de slag te gaan met family governance wanneer er meerdere generaties betrokken zijn bij het bedrijf, zoals bij een bedrijfsopvolging. Zij moeten immers dezelfde richting op willen gaan en er moeten gemeenschappelijke beslissingen worden gemaakt. Door een heldere vastlegging van zaken zoals het beleid en de strategie kunnen onduidelijkheden en conflicten voorkomen worden. Dit bevordert een snellere besluitvorming.
Belangrijk is om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met elk familielid dat bij het bedrijf betrokken is. Denk hierbij ook aan familieleden die meer op de achtergrond treden en hun partners. Met het Drie Cirkel Model maak je dit direct inzichtelijk en stel je het centraal.
De voordelen van family governance
Het belang van family governance kunnen we niet genoeg benadrukken. Het vraagt dan wel om een doorlopende inspanning en investering van jouw familie, maar je krijgt er het nodige voor terug. Zo leidt een professioneel georganiseerde family governance onder andere tot de volgende voordelen:
- Er wordt gezamenlijk nagedacht over het beleid en de strategie van het bedrijf.
- Eenheid binnen jouw familie.
- Duidelijkheid over de posities en rollen van elk familielid binnen het bedrijf.
- Een eenduidige visie op de toekomst van het bedrijf.
- Verbeterde communicatie wat leidt tot effectievere beslissingen.
- Het beter kunnen handhaven, of zelfs voorkomen, van conflicten en onduidelijkheden. Zo worden ongeschreven regels op papier gezet.
- Een betere overdracht van het bedrijf naar de volgende generatie.
- De familie, het familiebedrijf en het familiekapitaal worden in stand gehouden.
Hoe geef je concreet invulling aan family governance?
Er zijn verschillende elementen die ingezet kunnen worden bij de invulling van family governance. In de praktijk zijn er zeven die veel worden toegepast.
1. Familiestatuut: Family governance heeft er baat bij als er duidelijke kaders zijn voor de interactie tussen familie en bedrijf. Het familiestatuut is hiervoor een belangrijk instrument. Hierbij gaat het niet alleen over de opvolging, maar ook om de toekomstplanning in het algemeen.
2. Familieberaad: Met het familieberaad wordt bewaakt dat jouw familie en het bedrijf niet uit elkaar groeien. Het is vooral bedoeld om te voorkomen dat familieleden voor feiten en verrassingen komen te staan die leiden tot een negatieve beleving van het bedrijf.
3. Family cloud: Een family cloud is een besloten, digitale privé omgeving die onder andere kluisfunctionaliteiten voor documenten, co-working diensten en familiale functies zoals het opstellen van een familiestamboom aanbiedt.
Uit ervaring weten we dat het uitdagend is om alle belangrijke documenten en relaties binnen jouw familiebdrijf te beheren terwijl je tegelijkertijd het overzicht probeert te bewaken. Dit is precies waarom we de equimerio® family cloud in het leven hebben geroepen. Wij bieden jou de handvaten om dit centraal en toegankelijk te managen.
5. Familiebijeenkomsten en -activiteiten: Doen niet alle familieleden mee met het familieberaad? Dan is het verstandig om te kijken hoe deze toch vertrouwd kunnen raken met het bedrijf. Dit kan in familiebijeenkomsten en -activiteiten die verschillende vormen aannemen.
6. De familiehistorie: Door de familiehistorie vast te leggen krijgt de opvolging van het bedrijf aan de volgende generatie een houvast en wordt het makkelijker om ze een gezamenlijke basis te bieden voor een eenduidige familiale beleving.
Het is een uitdaging die we vaak tegenkomen in de praktijk; het vastleggen van de familiehistorie. Zeker wanneer deze historie inmiddels verspreid is over meerdere generaties. Dat is waarom equimerio® de Situatie Manager in het leven geroepen heeft. Met deze tool breng je gemakkelijk de huidige situatie van het familiebedrijf en die van het verleden in kaart. Vervolgens kunnen deze situaties gebruikt worden om toekomstige scenario’s te verkennen.
7. Familiecommissies of projectgroepen: Dit zijn mooie kansen om meer familieleden actief te betrekken bij de family governance.
Familiecommissies zijn er voor de inspanningen die structureel van aard zijn (zoals de organisatie van een jaarlijkse familiedag) en projectgroepen voor incidentele of eenmalige inspanningen (zoals een herziening van het familiestatuut).
Wil je meer weten over de 7 elementen van family governance? Lees ons blog ‘Hoe geef je concreet invulling aan family governance?‘
Alles wat jij moet weten over Family Governance!
Eén handig document met daarin waardevolle informatie over Family Governance! Speciaal geschreven voor ondernemende familes.
Welke dingen vragen om specifieke aandacht?
Hoewel een family governance jouw gehele familie omvat, zijn er enkele specifieke geledingen die in het kader van de uitvoering ervan meer aandacht verdienen. Dit zijn onder andere de levenspartners, de nextgen, de seniore familieleden en de bredere familie.
Levenspartners
Wanneer je jouw familiebedrijf of familievermogen in stand wil houden en voortzetten, is het verstandig om de betrokkenheid van levenspartners aan te moedigen. Zij hebben immers invloed op het grootbrengen van de opvolgende generatie.
NextGen
De NextGen zijn de nieuwe generatie die uiteindelijk het bedrijf over zullen nemen. Er bestaat een risico dat kansen worden gemist om kinderen vroegtijdig vertrouwd te laten maken met het bedrijf en met elkaar. Door dit wel te doen kunnen ze uiteindelijk een goed gefundeerde keuze maken over een intreding en het eigenaarschap.
Seniore familieleden
De seniore familieleden zijn vaak de verbindende factoren binnen een familie. Vaak zijn zij de bewakers van de onderlinge verhoudingen en de cultuur van de familie. In het kader van family governance kunnen zij een waardevol klankbord zijn.
Leden uit de bredere familie
Leden uit de bredere familie zijn degenen die geen positie (meer) hebben bij het bedrijf, maar nog wel de emotionele binding. Soms zijn ze ook nog wel werkzaam in het bedrijf. Voor family governance betekent dit dat het belangrijk is om ook hen mee te nemen in de aanloop naar gebeurtenissen zoals familiebijeenkomsten en evenementen op het bedrijf.
De family governance als een levend document
Het is belangrijk om de family governance van tijd tot tijd aan te passen aan de ontwikkelingen binnen jouw familie en het bedrijf. Het is immers afhankelijk van de structuur, cultuur en omvang van de familie en de omvang en complexiteit van het bedrijf.
Tip: Het is verstandig om de family governance centraal en digitaal te organiseren. Zo kan deze, wanneer nodig, aangepast worden en is deze altijd up-to-date. Daarnaast is het gemakkelijker om de family governance te bewaken. Dit is waarom wij bij equimerio de Document Manager hebben ontwikkeld. Deze tool vormt een online back-up van alle belangrijke documenten en maakt het gemakkelijk om deze terug te vinden.
Hoe sluit je family governance aan op het formele ondernemingsbestuur?
Het is verstandig om een goede wisselwerking en aansluiting te organiseren tussen de family governance en het ondernemingsbestuur. Wanneer veel familieleden werkzaam zijn in het bedrijf vloeien deze in elkaar over. In dat geval wordt er wat er besproken wordt in het familieberaad direct in het bedrijf toegepast. Omgekeerd komen voor de familie relevante bedrijfsaangelegenheden snel in het familieberaad op de agenda te staan.
Op dat moment is het van belang om de verschillende agenda’s scherp van elkaar te onderscheiden. Dit kan bijvoorbeeld door te beginnen met een heldere ordening van gespreksonderwerpen met een duidelijke afbakening van de setting waarin ze worden besproken en waarover besluiten worden genomen. Zo wordt ook voorkomen dat familieleden die niet werkzaam zijn in het bedrijf voor voldongen feiten komen te staan.
Daarnaast is het verstandig om de agenda’s en notulen van verschillende vergaderingen, zoals het familieberaad, digitaal op te slaan en te beheren. Zo kunnen belangrijke afspraken gemakkelijk teruggehaald worden en wordt er voorkomen dat er informatie achterstanden ontstaan. Daarnaast kunnen gemaakte afspraken in toekomstige overleggen teruggehaald worden.
Wat kan equimerio® betekenen voor het famliebedrijf?
Met de equimerio® tools kan je efficiënt de informatievoorziening binnen de bredere familie verzorgen en bijvoorbeeld de levenspartners het grote plaatje laten zien met de relevante verbanden. Het gaat heel simpel en soepel, omdat je er direct uit kan presenteren en zaken in animaties kan tonen, terwijl je alle brondocumentatie bij de hand hebt.
Daarnaast is de family governance, en alle andere belangrijke documenten, gemakkelijk te organiseren, structureren en bewaken met de tools van equimerio®. Bekijk de gehele toolset van equimerio® of plan direct een demo om te zien hoe de tools jou kunnen helpen.
Ontdek zelf de voordelen van equimerio®
3 maanden ongelimiteerd gebruiken