Het familiestatuut:
De leidraad van een familiebedrijf
Het begrip “familiestatuut” kent veel verschillende interpretaties en wordt op veel verschillende manieren vorm gegeven. Het is immers ook meer dan alleen een document waarmee een familie haar grondslagen voor een voortzetting van het bedrijf en/of het vermogen binnen de familie vastlegt.
We behandelen volgende onderwerpen:
- Wat is een familiestatuut?
- Wat is het verschil tussen een gedragscode en het familiestatuut?
- Wat staat er in het familiestatuut?
- Hoe komt een familiestatuut tot stand?
- Wat als er geen familiestatuut is?
- Is het familiestatuut juridisch bindend?
- Wat als familieleden zich niet aan de afspraken uit het familiestatuut houden?
- Moet je in het familiestatuut afspraken vastleggen over het aannamebeleid?
- De relevantie van het familiestatuut voor de strategische besluitvorming
Wat is een familiestatuut?
Met een familiestatuut worden uitgangspunten geformuleerd voor de relatie die de familie met het bedrijf onderhoudt. Het doel ervan is om een duurzaam evenwicht te bevorderen tussen het belang van de familie en het belang van het bedrijf. Dat evenwicht is de basis voor succes op de langere termijn.
Het familiestatuut is de leidraad voor de gewenste houding en gedrag in de verschillende betrekkingen die familieleden met elkaar onderhouden in relatie tot het bedrijf. Het is ook de structuur waarmee besluiten en maatregelen worden genomen over de verschillende dilemma’s die kenmerkend zijn voor het familiebedrijf. Zo wordt voorkomen dat zulke dilemma’s onoverkomelijke conflicten worden.
Daarnaast kan een familie dankzij een familiestatuut anticiperen op ingrijpende gebeurtenissen en wordt er voorkomen dat et bij onvoorziene omstandigheden geen besluit wordt gemaakt.
Wat staat er in een familiestatuut?
Familiestatuten kennen grotendeels een vergelijkbare samenstelling van onderwerpen, die qua vorm en opbouw van elkaar kunnen verschillen. Hieronder hebben wij de belangrijkste onderwerpen kort samengevat.
Het feitelijke onderdeel
Het feitelijke onderdeel bestaat voornamelijk uit achtergronden zoals:
- De aanleiding.
- Het proces van totstandkoming.
- De historie en doelstellingen van het familiestatuut.
- De definities.
Fundamentele grondslagen
Fundamentele grondslagen komen tot uiting in de vorm van:
- Familiewaarden (“waar staan wij voor?”) en welke rol deze spelen.
- De missie (“waar zijn wij voor?”).
- De visie (“waar gaan wij voor?”).
Het in de praktijk brengen van authentieke familiewaarden en een eenduidige visie zijn kenmerkend voor succesvolle familiebedrijven. Zij ontlenen hieraan hun identiteit en onderscheidend vermogen. De visie en missie die een familie heeft gedefinieerd, kunnen vervolgens vertaald worden naar concrete doelstellingen voor zowel de familie als het bedrijf.
Bepalingen
Vervolgens kunnen bepalingen worden geformuleerd tot de relatie die de familie met het bedrijf onderhoudt. Denk hierbij aan:
- Het eigenaarschap.
- De eigendomsstrategie en het bestuur van het bedrijf.
- De rollen van de familieleden binnen het bedrijf.
- De toetreding en uittreding van familieleden.
- De procedure voor bedrijfsopvolging.
- De beloningen van familieleden en andere financiële aangelegenheden.
- Andere vormen van betrokkenheid bij het bedrijf (zoals vakantiewerk of stages).
- Afspraken bij privésituaties die van invloed zijn op het bedrijf (zoals overlijden, kinderen, samenwonen of een scheiding).
Communicatie en informatievoorziening
Als laatste worden er in het familiestatuut bepalingen over de communicatie en informatievoorziening opgenomen. Denk hierbij aan zaken zoals:
- De functie en positie van het familieberaad.
- De overlegprocedures.
- Conflicthantering.
- De wijze waarop het familiestatuut moet worden onderhouden.
Alles wat je moet weten over het familiestatuut in 1 document!
Eén handige gids met informatie over het Familiestatuut. Van wat het is tot hoe je een het maakt en waar je op moet letten.
Wat als er geen familiestatuut is?
Het niet aanwezig zijn van een familiestatuut in het familiebedrijf kan sneller leiden tot conflicten. Belangrijke onderwerpen zoals hoe het bedrijf bestuurd wordt, hoe de opvolging moet verlopen en het eigenaarschap blijven immers onbesproken. Hier komt nog bovenop dat de zakelijke en emotionele belangen van familieleden kunnen verschillen. Gevolg is dat het bedrijf deel wordt van familieconflicten.
Daarnaast zorgt het niet hebben van een familiestatuut ervoor dat verwachtingen van familieleden onduidelijk zijn. Hierdoor kunnen er onduidelijkheden ontstaan over hun rol in het bedrijf. Een tweede gevolg is dat er geen heldere procedures beschreven zijn, waardoor de familie in tijden van crisis tegenover elkaar komen te staan. Met als derde gevolg een verslechtering van de familieverhoudingen.
Als laatste zal de opvolging van het familiebedrijf een moeizaam proces zijn zonder familiestatuut omdat er geen duidelijk en concreet plan van aanpak is.
Het opstellen van een familiestatuut
Het proces van het het opstellen is net zo belangrijk als het uiteindelijke document zelf. Voor de totstandkoming is het belangrijk dat alle betrokken familieleden, al dan niet begeleid door een externe adviseur, met elkaar communiceren in periodieke bijeenkomsten. In deze gesprekken kan vervolgens in kaart worden gebracht hoe de familieleden tegen de verschillende onderwerpen, zoals eigendom, zeggenschap en toetreding en uittreding, aankijken.
Bij het opstellen van het familiestatuut kunnen er enkele basisprincipes gevolgd worden. We bespreken ze hieronder kort.
Het is een levend document
De bepalingen in het familiestatuut, vooral die ook apart in de betreffende juridische documentatie nader worden uitgewerkt, zijn veelal tijd en situatie gebonden. Zienswijzen en omstandigheden zullen op enig moment veranderen en van belang is, dat men dan tijdig de grondslagen voor de bestaande regelingen ter discussie stelt en eventueel aanpast. Denk bijvoorbeeld aan de vraag of er externe aandeelhouders mogen zijn of dat levenspartners mee mogen doen in het bestuur van de STAK.
Neem niet alles tegelijk op
Het opstellen en onderhouden van een familiestatuut biedt houvast voor het doorlopende groeiproces van de ondernemende familie. Afhankelijk van de huidige situatie zijn sommige onderwerpen actueel, terwijl andere zich wat later zullen aandienen. Bij een eerste generatie familiebedrijf zullen andere onderwerpen prioriteit moeten krijgen dan bij een tweede generatie.
Het is dus zaak om te bepalen welke onderwerpen meer discussie zullen vergen en in meer detail moeten worden geformuleerd dan andere, die nu al vast benoemd kunnen worden maar later nader aan orde kunnen komen. Zo sorteer je als familie voor op wat komen gaat.
Het proces staat boven de inhoud
Met het centraal stellen van het proces als hoofdprincipe kunnen enkele deelprincipes worden geformuleerd om dat draagvlak zo sterk mogelijk te maken. Mooier nog, met een goed ontworpen en geregisseerd proces wordt de onderlinge familiale verbondenheid bevorderd en dat is een belangrijk antecedent voor het langjarig succes van een familiebedrijf.
De deelprincipes raken onderwerpen zoals emergentie (al naar gelang de familiedialoog vordert, dienen zich nieuwe vragen en inzichten aan), equifinaliteit (elke familie bewandelt haar eigen pad naar het familiestatuut toe) en fair process (hoe zorg je ervoor dat iedereen die ertoe doet ook goed aangesloten is).
Niet alleen voor groot, maar vooral ook voor MKB
Er lijkt een misverstand te bestaan dat het opstellen van een familiestatuut voorbehouden zou zijn aan families die al wat verder in de generaties zijn gegroeid en hun relatie met het bedrijf met meerdere familieleden in een wat complexe structuur onderhouden.
Niets is minder waar! Hoe complex kan het al zijn als je als eerste generatie familiebedrijf met twee ouders en enkele kinderen niet alleen de bedrijfsopvolging in goede banen moet zien te krijgen, maar ook te maken krijgt met de klassieke uitdagingen van een doorgroeiend bedrijf?
Het opstellen van een familiestatuut kan in heel veel, vooral ook kleinere MKB bedrijven een zeer nuttige opmaat zijn naar een succesvolle bedrijfsoverdracht. Veel klassieke valkuilen waar familiebedrijven in terecht komen, kunnen hiermee voorkomen worden.
Wat is het verschil tussen de gedragscode en het familiestatuut?
Het familiestatuut wordt vaak vergeleken, en soms zelfs beschouwd, met de gedragscode. Hiermee wordt er tekort gedaan aan beide type documenten. Het familiestatuut is namelijk veel meer dan een gedragscode.
Een goed geformuleerde gedragscode grijpt terug op de familiewaarden en maakt deze meer expliciet. Zo worden er meer concrete richtlijnen, zo niet normen, geformuleerd die meer mogelijkheden bieden voor de sturing van het gedrag en voor de bijstelling daarvan, zonder meteen te hoeven tornen aan de achterliggende waarden.
Het familiestatuut omvat meer dan de houding en het gedrag van de familie en de grondbeginselen daarvan. Er worden ook bepalingen opgenomen die gaan over structuren en processen waarmee de familie haar betrokkenheid bij het bedrijf en/of het vermogen organiseert. Het kan voorkomen dat de familie in het familiestatuut bepaling opneemt die nadrukkelijk betrekking hebben op de houding en het gedrag. Vaak is dit een opmaat naar een verdiepend stuk in de vorm van een gedragscode die als bijlage kan worden opgenomen.
Is het familiestatuut juridisch bindend?
In plaats daarvan wordt er een beroep gedaan op het zelfvertrouwen en de mentale veerkracht van de familie. Het idee hierachter is dat de familie zich naar elkaar moreel verplicht voelt om na te leven wat zij in het statuut hebben opgenomen. Met de ondertekening ervan verklaren ze dit ook. In de basis is het familiestatuut dus moreel bindend voor de familie.
Wat als familieleden zich niet aan de afspraken uit het familiestatuut houden?
Zoals eerder vermeld is het familiestatuut niet juridisch bindend, dit is ook de kracht ervan. Het heeft namelijk geen zin om een familiestatuut op te stellen wanneer je voor de naleving ervan afhankelijk bent van een juridische afdwingbaarheid van bepalingen.
In plaats daarvan is er sprake van een vrijwillige naleving zonder juridische aanmoediging en heerst er een moreel appel dat bewaakt moet worden. Hier is een goed georganiseerde family governance voor nodig. Deze schept een kader voor openheid, onderling vertrouwen en respect voor elkaars belevingen en meningen.
Een goed ingerichte family governance zorgt ervoor dat er draagvlak binnen de familie ontstaat voor de besluitvorming en hoe deze besluiten uitgevoerd worden. De familie wil immers graag dat deze besluiten niet tegengewerkt worden of dat familieleden erop terugkomen. Met de inspanningen binnen family governance wordt voorkomen dat stakeholders binnen de familie voor verassingen komen te staan.
Moet je in het familiestatuut afspraken vastleggen over het aannamebeleid?
Ondanks dat het niet verplicht is, is het aangeraden om afspraken in het familiestatuut vast te leggen over het aannamebeleid van personeel en familie in het bedrijf. Deze afspraken gaan onder andere over de voorwaarden waar medewerkers van buitenaf aan moeten voldoen voordat ze passen bij de waarden van het familiebedrijf. Daarnaast kan opgenomen worden of familieleden een streepje voor krijgen bij de invulling van een functie.
Bij de vastlegging van het aannamebeleid wordt er ook nagedacht over de invulling van de hogere en leidinggevende functies in het bedrijf. Of er nu wordt gekozen voor een familielid of een externe bestuurder, er moet goed nagedacht worden over de opvolging in leiderschap in de hogere functies.
De relevantie van het familiestatuut voor de strategische besluitvorming
Wanneer de familie terug kan vallen op goed omschreven uitgangspunten in het familiestatuut, is de kans dat er verstoringen of zelfs onoplosbare situaties ontstaan in de strategische besluitvorming kleiner. Er moeten dan ook richtlijnen zijn opgenomen over hoe de familie omgaat met serieuze meningsverschillen en spanningen tussen familieleden die bedreigend kunnen zijn voor de besluitvorming. Als laatste is het verstandig om in het familiestatuut op te nemen hoe er moet worden omgegaan met situaties waarin de besluitvorming vast is gelopen.
Het familiestatuut opstellen met behulp van equimerio®
Voor het opstellen van een familiestatuut is het handig om te beschikken over digitale instrumenten die de samenwerking vergemakkelijken tussen familieleden onderling en tussen de procesbegeleider en de familie. Dit zorgt er tevens voor dat het proces van de totstandkoming van het familiestatuut in goede banen wordt geleid.
De tools van equimerio® kunnen hierbij helpen. Zo is het met het Drie Cirkel Model inzichtelijk te maken hoe familieleden zich tot elkaar verhouden. Daarnaast is er hiermee inzichtelijk hoe onderlinge communicatie beter kan verlopen. Aan de hand van het Drie Cirkel Model kunnen ook emotioneel beladen dilemma’s in kaart gebracht worden en bespreekbaar worden gemaakt.
Met het diagram van de Juridische Structuur is er te zien wie er op welke bestuurspositie zitten. Vervolgens kan er met de situatie Manager uitgewerkt worden hoe dit kan veranderen afhankelijk van de ontwikkelingen binnen de familie en het bedrijf. Ditzelfde kan gedaan worden voor de interne organisatie met behulp van het Organogram.
Ontdek zelf de voordelen van equimerio®
3 maanden ongelimiteerd gebruiken